В данном посте речь пойдет о новомодных системах контроля рабочего времени персонала и моем личном опыте выбора и использования такой системы. Я думаю, что любому предпринимателю, рано или поздно приходит мысль об оптимизации постоянных издержек или повышения качества работы персона. Такие системы как раз и призваны помочь в этих задачах.

Решили попробовать систему контроля рабочего времени на своем бизнесе. Так как опыта использования подобной системы не было, решили найти что-то дешевое, без лишних заморочек. Вопрос возник из-за того, что “аутсорсеры” начали “забивать” на свои договорные обязанности. Ну и заодно стало интересно, как свой персонал соблюдает начало и конец рабочего дня.

Я в офис зезжаю редко, мне удобней работать удаленно, но есть сотрудники, которые обязаны быть на рабочем месте, в частности менеджеры. Они должны отвечать на телефонные звонки, которые приходят из Директа и Adwords’a и начинает ровно в 9.00 “без опозданий”.

Ну и наши, в принципе, простые требования:
•не должно быть монтажа (он, во-первых, стоит денег, во-вторых, не хотелось дырявить стены);
•должна быть выгрузка в какой-либо формат, который можно открыть на любом ноутбуке;
•информация должна поступать руководителю, даже если его нет на месте (приложение для смартфона, e-mail);
•лицензия по принципу “купил и забыл” (никаких ежемесячных/ежегодных платежей);
•не должно быть доп. затрат на софт (всякие там SQL и т.д.).

После небольшого анализа, выяснили, что есть несколько систем, в которых как метка используется отпечаток пальца. Ок! Нет затрат на карты и другие штуки, типа брелоков, да и сотрудники не будут отмечаться “за соседа”.
Но вот цены на подобные системы как-то расстроили.

BioSmart
BioSmart-WorkTime – 17 000 руб. + USB reader – 5 400 руб.
Не умеет отправлять email, приложений тоже никаких нет. Правда обещают, что скоро будет доступна веб-версия. Если нет желания ждать – надо покупать еще сетевой ключ и ставить клиентскую часть на свой ноутбук. Сетевая версия еще + 17 000 руб.
Итого: 39 400 руб.!!! Дорого.
Из плюсов: есть бесплатная 30 дневная версия, но сканер все равно купить придется.

BioLink
BioTime – 11 400 руб., считыватель – 5 400 руб. Это опять не сетевая версия.
На сайте нет никакого прайса, только по запросу с предоставлением своих контактных данных. Ну что ж, ок.
Опять нет никаких мобильных приложений и почтовых рассылок.
Так же есть бесплатная демка с покупкой сканера.
И еще минус. Теперь мне постоянно от этих товарищей приходят “письма счастья”, хотя я никакой подписки не желал. Минус в карму.

Обе системы очень “навороченные”, куча отчетов и опций. В которых я быстро потерялся. Ну не нужен мне “Боинг”, мне нужен “велосипед”. Для моих 15 сотрудников и 3 аутсорсеров эти “плюшки” абсолютно лишние, а вот выключить их и удешевить продукт нельзя. Печаль-тоска.

И теперь самое интересное.

Simple WTC
Мне эту программу посоветовал партнер. Он ее использует в другом своем направлении деятельности – проверяет во сколько у него продавцы открывают магазин дорогой косметики в одном из ТЦ. Сказал, что в этой программе даже “блондинка” разобралась за час.
Ок, сарафанное радио плохого не посоветует.
Полная версия – 12 000 руб. уже со сканером (уже интересно).
Умеет выгрузку в Excel и отправку на email отчетов по расписанию или вручную.
Отлично. Почту я часто смотрю со смартфона, так что это даже удобнее, чем приложение.
Демка – 30 дней с бесплатным сканером (правда пришлось отправить скан гарантийного письма и при неудачном опыте возвращать за свой счет, ну ладно 300 руб. это не 5 400 руб.).
Хм, ну что ж, заказываем Демку.

По сравнению с предыдущими программами, интерфейс довольно аскетичный, да и дизайна скорее нет, чем есть. Но это скорее плюс, нет необходимости “тыкать” по всем менюшкам подряд.

Программа приятно удивила своей простотой. Добавил сотрудника, ввел ему отпечатки (2 штуки, что довольно практично). Задал время отправки отчета на 19.00. Т.е. в письме придут все отметки сотрудников за текущие сутки. Ждем.

Результаты эксперимента по истечению 30 дней оказались довольно интересными.
1. Уборка – аутсорс.
Вместо того, чтобы убираться каждое утро, была всего 2 раза за неделю. После разговоров, сказали, что просто забывали отмечаться. Ну ок, сделал вид, что поверил. Но вот парадокс, на второй неделе, как-то стало заметно чище в офисе, да и уборщицы перестали “забывать отмечаться”.

2. Как-то “странно” повысилась конверсия по звонкам.
В среднем +5% заказов в неделю. Видимо теперь часы “манагеров” стали совпадать с началом и окончанием рекламы.
Один небольшой минус, связанный с персональными данными (но это касается всех подобных программ). Юрист рекомендовал сотрудников, особенно аутсорсеров в системе называть кодовыми именами. Т.е. не Иванов Иван Иванович, а, например, “Иван Сотрудник No1”. Таким образом можно избежать бумажной работы по поводу сбора подписей на разрешение обработки персональных данных. Ну ок, сотрудников не так много, можно иметь всегда файлик под рукой с “расшифровкой”, но оказалось при моем штате он не нужен. Я сразу всех запомнил.
Еще минус. Excel приходит несколько в “корявом формате”, но саппорт Labus Lab обещал это исправить в следующем релизе.

В общем и целом – все требования соблюдаются. Софт нравится, появился результат, причем “мгновенно”.

Как закончилась “демка”, попросил счет и оплатил, тем более, что эти затраты уже окупились. 12 000 рублей затрат вернулись за 1 неделю, да и чистота офиса поднялась значительно.

Прислали ключ активации. Все!

Выводы:
•хоть все сотрудники и хорошие, но когда они знают, что их проверяют, работают усерднее;
•аутсорсинг, такой аутсорсинг (ваш КО);
•биометрия уже на пороге.

ЕШКО